Vous êtes avec un patient. Elle prend l’appel suivant.
Votre assistante IA répond, pose le rendez-vous dans votre agenda et ne note que l’administratif. Les questions de santé restent les vôtres.
Dès 49 € HT par mois · Sans engagement · Remboursé sous 30 jours
Le téléphone sonne au mauvais moment
Une semaine compte 168 heures. Un accueil ouvert en semaine, de 9 h à 17 h, en couvre 40.
Mardi, 10 h 15
En pleine séance
Le téléphone sonne pendant une séance. Vous ne quittez pas un patient, l’appel part sur le répondeur.
Jeudi, 12 h 40
Les rappels de midi
Vous rappelez les messages du matin entre deux rendez-vous. Ceux qui ont trouvé ailleurs ne décrochent plus.
Dimanche, 20 h 30
Le dimanche soir
Un patient ne pourra pas venir lundi. Il veut prévenir, le cabinet est fermé, la plage restera vide.
Chaque appel, son traitement
Elle note la demande, pose un rendez-vous, et ne fait aucun tri médical.
- Prioritaire
« Bonjour, j’ai très mal au dos depuis ce matin, est-ce que vous pouvez me prendre rapidement ? »
Sylen ne pose aucune question sur les symptômes : si le patient dit qu’il ne peut pas attendre, elle propose le premier créneau du jour. Si rien n’est libre, elle prend le numéro et marque la demande comme prioritaire, sans noter les symptômes : vous êtes alerté par e-mail et lisez la fiche dans votre espace.
- Rendez-vous déplacé
« Je voudrais décaler mon rendez-vous de jeudi à la semaine prochaine. »
Sylen retrouve le rendez-vous existant via le nom de l’appelant, propose plusieurs créneaux la semaine suivante et confirme le nouveau créneau à l’appelant.
- Démarchage
« C’est pour proposer un partenariat avec votre cabinet. »
Sylen reconnaît le démarchage commercial, ne vous dérange pas, et journalise simplement l’appel dans votre tableau de bord.
Écoutez-la sur un appel rejoué
Un premier rendez-vous au cabinet.
- L’assistanteCabinet du docteur Lefèvre, bonjour, je suis l’assistante IA du cabinet, que puis-je faire pour vous ?
- L’appelantBonjour ! Je viens d’emménager dans le quartier, et je voudrais prendre un premier rendez-vous avec le docteur.
- L’assistanteBien sûr, avec plaisir. C’est à quel nom, s’il vous plaît ?
- L’appelantSophie Garnier.
- L’assistanteMerci, madame Garnier. Vous préférez le matin, ou plutôt en fin de journée ?
- L’appelantPlutôt en fin de journée, après le travail.
- L’assistanteLe docteur Lefèvre a une place jeudi à 17 h 30, ou vendredi à 18 h. Lequel vous arrange ?
- L’appelantJeudi, 17 h 30, c’est parfait.
- L’assistanteC’est noté : jeudi, 17 h 30, avec le docteur Lefèvre. Vous recevrez un SMS de confirmation juste après l’appel.
- L’appelantTrès bien, merci beaucoup !
- L’assistanteAvec plaisir, madame Garnier. Bonne journée !
Pendant l’appel
Aucun tri médical, et une limite qui ne bouge pas
Un accueil téléphonique n’est pas une régulation médicale : l’agent fait quatre choses, toujours les mêmes.
- VitalL’appelant parle d’une urgence vitale« S’il s’agit d’une urgence vitale, raccrochez et composez le 15 pour le SAMU, le 17 pour la police, le 18 pour les pompiers, ou le 112. »
Une phrase fixe. Aucune question, aucun créneau, aucune temporisation.
- ServiceL’appelant dit ne pas pouvoir attendreElle note la demande, pas les symptômes.
Premier créneau du jour, sinon un message prioritaire, ou un transfert si vous l’avez permis.
- AgendaPremier rendez-vous, bilan, suivi, renouvellement« Plutôt le matin ou l’après-midi ? »
Posé dans votre agenda, confirmé pendant l’appel.
- MessageQuestion administrative, demande pour le praticienAucune réponse sur le fond.
Transmis au praticien.
- Heure
- 19 h 05
- Durée
- 1 min 22 s
- Motif
- Rendez-vous de jeudi à déplacer
- Résultat
- Déplacé au mardi suivant, 10 h
Mme Roux ne peut pas venir jeudi. Son rendez-vous passe au mardi suivant à 10 h, la plage de jeudi est libérée dans votre agenda.
Après l’appel, tout est chez vous
- Un compte rendu après chaque appel : qui a appelé, quelle demande, ce qui a été fait.
- Le rendez-vous s’inscrit dans votre agenda. Votre client reçoit un SMS de confirmation.
- Une demande qui presse vous est passée en direct si vous l’avez permis, sans aucune question de santé.
Une fiche d’appel réduite au nécessaire
Une fiche d’appel doit porter le moins possible d’informations de santé.
- Appelant
- Mme R. · +33 6 12 •• •• 34
- Demande
- Premier rendez-vous
- Suite
- Rendez-vous posé
- Créneau
- Jeudi 18, de 14 h 30 à 15 h
La demande est notée par sa nature, jamais par ses symptômes.
- Diagnostic
- l’agent n’en pose aucun
- Résultat d’examen
- jamais communiqué
- Conseil médical
- jamais donné
- Numéro de sécurité sociale
- jamais demandé
Contenu effacé après 30 jours, DPA fourni avant la signature.
Une annulation à 9 h 12, la plage reprise à 9 h 21
Une plage annulée le matin est perdue l’après-midi, sauf si quelqu’un la remet en circulation dans la minute.
- 9 h 12Une patiente annule son rendez-vous de 14 h 30L’agent libère la plage dans votre agenda.
- 9 h 13La plage est de nouveau réservableVous êtes en séance, vous n’avez rien eu à faire.
- 9 h 19Un patient demande « dès que possible »L’agent lui propose 14 h 30, aujourd’hui.
- 9 h 21La plage est repriseVous recevez les deux fiches d’appel.
En place en dix minutes. Votre numéro reste le vôtre.
- 1
Vous créez votre compte
En ligne, en deux minutes. Au mois, sans engagement.
- 2
Elle lit votre site
Vos horaires, vos prestations. Vous ajustez ses consignes en français courant.
- 3
Vous reliez votre agenda
Google Agenda, Outlook ou l’un des 18 outils pris en charge.
- 4
Vous activez le renvoi
Un code sur votre téléphone, un autre l’annule.
Dès 49 € HT par mois. Remboursé si ça ne vous convient pas.
30 jours satisfait ou remboursé. Au mois, sans engagement : vous résiliez depuis votre espace, sans frais.
À l’année : 3 mois offerts jusqu’au 15 novembre.
Questions fréquentes
Sylen remplace-t-elle un secrétariat médical ?
Pour les actes de prise de rendez-vous, qualification, annulation et orientation, oui. Pour la facturation tiers payant ou la gestion administrative complexe, non, Sylen est un complément qui couvre 100% des appels entrants.
Comment Sylen gère-t-elle les urgences médicales ?
L’agent ne fait aucun tri médical et ne pose aucune question de gravité. Si l’appelant parle d’une urgence vitale, il dit une phrase fixe : « S’il s’agit d’une urgence vitale, raccrochez et composez le 15 pour le SAMU, le 17 pour la police, le 18 pour les pompiers, ou le 112. » Pour une urgence de service (le patient ne peut pas attendre, un problème pratique), il propose le premier créneau du jour, sinon l’appel est marqué prioritaire, et vous pouvez choisir d’être prévenu ou de recevoir le transfert.
Comment les données des patients sont-elles traitées ?
L’agent ne recueille que l’administratif : nom, numéro de rappel et nature de la demande (rendez-vous, renouvellement, résultats, certificat). Il ne pose aucune question médicale, pas même de gravité, et ne note jamais les symptômes. La transcription des appels n’est pas conservée, l’email d’alerte ne contient ni nom ni détail, et le contenu des appels, des messages et des rendez-vous passés est effacé après 30 jours. Les données sont chiffrées en transit et au repos, et aucun enregistrement audio n’est conservé. Ces informations restent des données de santé : vous en êtes responsable, et Sylen les traite pour votre compte dans le cadre d’un accord de sous-traitance (DPA).
Puis-je garder mon numéro actuel ?
Oui. Vous configurez une simple redirection d’appel depuis votre opérateur (gratuit chez Orange, SFR, Bouygues, Free Pro). Vos patients continuent d’appeler le même numéro.
Combien de temps pour mettre Sylen en place dans mon cabinet ?
10 minutes. Vous créez votre compte, vous renseignez vos horaires, vos types de rendez-vous et leur durée, vous connectez votre agenda (Google Calendar, Outlook ou autre, 19+ outils compatibles), et vous activez la redirection. C’est tout.
Est-ce que ça sonne comme un robot ?
Le plus simple est de l’entendre : appelez la ligne de démonstration au 01 62 04 55 66, de jour comme de nuit, et dites-lui votre métier. Pas de menu à touches ni de « tapez 1 » : l’appelant parle normalement, l’agent lui répond, et il annonce en début d’appel qu’il est une IA, comme l’exige le règlement européen.
Y a-t-il un engagement ? Et si ça ne me convient pas ?
Aucun engagement de durée : l’abonnement se résilie à tout moment depuis votre espace. Et vous avez trente jours à compter de votre premier prélèvement pour demander le remboursement de votre premier mois, sans avoir à vous justifier.
Pour aller plus loinGuides, villes et métiers voisins
L’agent ne fait aucun tri médical : il oriente toute urgence vitale vers le 15, le 17, le 18 ou le 112, vous transfère une urgence de service, ne consigne que le nom, le téléphone et la nature de la demande, jamais les symptômes, et repose dans la journée les créneaux qu’une annulation vient de libérer.
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