Politique de confidentialité

Préambule

SYLEN SAS (ci-après « Sylen », « nous » ou « notre ») accorde la plus grande importance à la protection de vos données personnelles. La présente Politique de confidentialité (ci-après « PC ») décrit de manière transparente comment nous collectons, utilisons, partageons et conservons vos données dans le cadre du site sylen.ai et de l'application app.sylen.ai.

Elle s'applique à trois catégories de personnes :

• les clients professionnels souscrivant aux services Sylen et leurs utilisateurs ;
• les visiteurs du site sylen.ai ;
• les appelants dont les communications sont traitées par l'agent IA configuré par un client Sylen.

01Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données collectées via le site sylen.ai et l'application app.sylen.ai est :

SYLEN SAS n'est pas soumise à l'obligation de désigner un Délégué à la Protection des Données au sens de l'article 37 du RGPD. Les questions RGPD sont traitées par un point de contact dédié (contact@sylen.ai). SYLEN SAS réévaluera la nécessité de désigner un DPO indépendant en cas d'évolution de son activité susceptible de la rendre obligatoire au titre de l'article 37.1.b du RGPD.

02Qualification des rôles

Selon la nature des données concernées, Sylen agit alternativement comme responsable du traitement ou sous-traitant :

Pour les données traitées au titre de la sous-traitance, les conditions sont régies par le Data Processing Agreement (DPA), faisant partie intégrante des CGV et accepté par le Client à la souscription.

03Données collectées

3.1 Données du Compte Client

• Identité : nom, prénom, fonction
• Coordonnées professionnelles : email, numéro de téléphone
• Informations entreprise : raison sociale, adresse, SIRET, TVA
• Données de facturation : adresse de facturation, identifiant Stripe Customer (les données bancaires complètes ne sont jamais accessibles à Sylen, elles sont gérées par Stripe)
• Identifiants de connexion : email, mot de passe haché, jeton 2FA
• Logs techniques : adresse IP, date/heure de connexion, navigateur, journal d'activité

3.2 Données liées au service

• Configuration de l'agent : prompt système, voix sélectionnée, plages horaires, règles métier, intégrations
• Numéros de téléphone attribués au Client
• Calendrier (si intégration activée) : événements et créneaux de disponibilité

3.3 Données liées aux appels

• Métadonnées : numéro de l'appelant, horodatage, durée, statut (répondu/manqué/transféré)
• Transcription textuelle de la conversation (échanges entre l'IA et l'appelant)
• Résumé automatique et intention détectée (ex : prise de RDV, demande d'information)
• Nom de l'appelant tel que communiqué oralement, et coordonnées le cas échéant
• Rendez-vous créés par l'agent

3.4 Données de navigation (site sylen.ai)

• Adresse IP, type de navigateur, système d'exploitation, pages consultées, durée de visite
• Données de cookies et traceurs (voir Politique de cookies)

3.5 Catégories de données particulières

Sylen ne collecte ni ne traite intentionnellement aucune donnée sensible au sens de l'article 9 du RGPD (santé, opinions, religion, vie sexuelle, etc.). Le Client est contractuellement tenu, en application des CGV, de ne pas configurer son agent pour collecter ce type de données auprès des appelants.

04Finalités et bases légales

05Sous-traitants techniques

Sylen fait appel à des sous-traitants techniques pour la fourniture du Service. Chaque sous-traitant est encadré par un contrat de sous-traitance conforme à l'article 28 du RGPD.

La liste à jour des sous-traitants est tenue à disposition à contact@sylen.ai. Toute modification substantielle (ajout d'un nouveau sous-traitant traitant des données du Client) est notifiée aux clients par email avec un préavis raisonnable.

06Transferts hors Union européenne

6.1 Les données du Service sont hébergées dans l'Union européenne (Supabase région Europe, Vercel région Europe). Certains sous-traitants sont néanmoins établis hors de l'EEE, principalement aux États-Unis (Twilio, OpenAI, Railway, Resend, maisons-mères de Vercel et Supabase).

6.2 Ces transferts sont encadrés par les garanties prévues aux articles 44 à 49 du RGPD, à savoir :

• les Clauses Contractuelles Types (CCT) approuvées par la Commission européenne (décision 2021/914) ;
• le Data Privacy Framework UE-États-Unis lorsque le sous-traitant est certifié ;
• des mesures techniques et organisationnelles complémentaires (chiffrement TLS en transit, chiffrement au repos, contrôles d'accès stricts).

07Durées de conservation

Sylen applique une politique de rétention différenciée selon la nature des données. Un cron quotidien automatise les suppressions et anonymisations.

7.1 Suppression post-résiliation

Après résiliation effective du Contrat :

• 30 jours : période d'export à disposition du Client (téléchargement complet des données depuis l'espace personnel) ;
• au-delà : suppression automatique des transcriptions, messages, paramètres et anonymisation des appels ;
• les données de facturation et obligations légales sont conservées le temps requis par la loi.

08Sécurité des données

Sylen met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données contre tout accès non autorisé, altération ou destruction :

• Chiffrement en transit (TLS 1.2+) sur l'ensemble des communications site, application et API ;
• Chiffrement au repos des données stockées en base ;
• Authentification renforcée : mots de passe hachés (bcrypt), double authentification (2FA) disponible sur tous les comptes ;
• Contrôles d'accès stricts avec Row Level Security (RLS) au niveau de la base de données ;
• Tokens HMAC pour l'authentification des connexions WebSocket temps réel ;
• Headers de sécurité : HSTS, X-Frame-Options, X-Content-Type-Options, Content-Security-Policy ;
• Limitation de débit (rate limiting) sur les endpoints sensibles ;
• Sauvegardes automatiques quotidiennes de la base de données ;
• Surveillance et journalisation des accès administrateurs ;
• Sensibilisation interne à la protection des données.

8.1 Notification de violation

En cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes concernées, Sylen s'engage à :

• notifier la CNIL dans les 72 heures conformément à l'article 33 du RGPD ;
• informer les personnes concernées dans les meilleurs délais lorsque le risque est élevé (article 34 RGPD).

09Vos droits

Conformément aux articles 15 à 22 du RGPD, vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles :

• Droit d'accès (art. 15) : obtenir la confirmation que des données vous concernant sont traitées et en obtenir une copie
• Droit de rectification (art. 16) : corriger des données inexactes ou incomplètes
• Droit à l'effacement / « droit à l'oubli » (art. 17) : demander la suppression de vos données dans les conditions prévues par la loi
• Droit à la limitation du traitement (art. 18) : suspendre temporairement le traitement
• Droit à la portabilité (art. 20) : recevoir vos données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et les transmettre à un autre responsable de traitement
• Droit d'opposition (art. 21) : vous opposer au traitement pour des motifs tenant à votre situation particulière, notamment en matière de prospection commerciale
• Droit de retirer votre consentement à tout moment, lorsque le traitement repose sur le consentement
• Droit de définir des directives post-mortem relatives au sort de vos données après votre décès

L'exercice de ces droits est gratuit. Sylen pourra demander une preuve d'identité en cas de doute raisonnable sur l'identité du demandeur, conformément à l'article 12 du RGPD.

10Comment exercer vos droits

Pour exercer vos droits, plusieurs canaux sont à votre disposition :

• Depuis votre espace client app.sylen.ai :
  • Modification de vos informations personnelles via la page Profil
  • Export complet de vos données via la fonction Exporter mes données dans votre espace client (format ZIP, droit à la portabilité — article 20 du RGPD)
  • Suppression de votre compte via la page Profil → Supprimer mon compte
• Par email : contact@sylen.ai en précisant l'objet de votre demande
• Par courrier postal : SYLEN SAS — Référent RGPD — 31 rue de Turique, 54000 Nancy, France

10.1 Spécificité — droits des appelants

Pour les appelants dont les conversations ont été traitées par un agent IA d'un Client Sylen, l'exercice des droits doit être adressé en priorité au Client qui les a collectées (le responsable du traitement). Sylen, en qualité de sous-traitant, transmettra toute demande reçue au Client concerné dans les meilleurs délais et l'assistera dans la mise en œuvre.

11Cookies et traceurs

L'utilisation de cookies et traceurs sur sylen.ai et app.sylen.ai est décrite en détail dans la Politique de cookies.

Vous pouvez à tout moment modifier vos préférences via le lien « Gérer les cookies » en pied de page.

12Réclamation auprès de la CNIL

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous disposez du droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle française :

Nous vous encourageons à nous contacter en premier lieu à contact@sylen.ai, ce qui nous permettra de répondre à vos préoccupations avant tout recours.

13Mineurs

Sylen est un service strictement professionnel (B2B). Il n'est pas destiné aux mineurs de moins de 18 ans, qui ne peuvent souscrire un contrat. Si vous constatez qu'un mineur a fourni des données personnelles à Sylen, merci de nous contacter à contact@sylen.ai afin que nous puissions procéder à leur suppression.

14Modifications de la politique

Sylen se réserve le droit de modifier la présente Politique de confidentialité à tout moment, notamment pour se conformer à une évolution légale, réglementaire ou technique.

Toute modification substantielle est notifiée :

• aux clients par courriel adressé à l'adresse renseignée dans leur Compte Client, avec un préavis de 30 jours avant prise d'effet ;
• aux visiteurs et appelants par publication de la nouvelle version sur cette page, avec mise à jour de la date.

L'utilisation continue des services après publication des modifications vaut acceptation tacite de la nouvelle version.

15Contact

Pour toute question relative à la présente Politique de confidentialité ou au traitement de vos données personnelles :