Chaque résidence est rattachée à son gestionnaire. La fiche part chez la bonne personne, pas dans une boîte commune que trois collaborateurs consultent sans savoir qui traite. Quand l’immeuble n’est pas identifiable, l’agent le dit sur la fiche plutôt que de deviner.
Entreprise
Sylen pour les syndics de copropriété
Accueil téléphonique IA pour syndic de copropriété
Un ascenseur tombe en panne dans un immeuble de soixante lots : vous recevez vingt-cinq fois le même appel en deux heures. Sylen reconnaît l'immeuble, dit que l'incident est déjà pris en charge, et n'ouvre un ticket que pour ce qui est nouveau.
En bref : L’agent reconnaît l’immeuble, rattache au fil existant les vingt-quatre appels qui signalent la panne déjà connue, et sort de la file les demandes professionnelles à délai contraint — état daté, accès au local technique, expertise.
Sans carte bancaire · en service en 10 minutes · votre numéro reste le vôtre
Ce que vous vivez aujourd’hui
Syndic de copropriété : les situations que le téléphone impose aujourd’hui, et qu’aucun répondeur n’a jamais réglées.
- 01
Un incident, vingt-cinq appels identiques
Ascenseur bloqué, coupure d'eau, panne de chauffage collectif, porte de garage hors service : chaque résident appelle, et chacun découvre le problème pour la première fois. Le gestionnaire répète la même phrase toute la matinée au lieu de traiter l'incident.
- 02
Un gestionnaire porte quarante à cinquante immeubles
Entre les assemblées générales, les visites d'immeuble, les conseils syndicaux et les devis à arbitrer, il est en réunion ou en déplacement une grande partie de la semaine. Le téléphone, lui, ne connaît pas son agenda.
- 03
Les demandes de documents mobilisent pour rien
Procès-verbal d'assemblée, règlement de copropriété, carnet d'entretien, appel de fonds, décompte de charges, attestation d'assurance : ce sont des demandes légitimes, répétitives, et aucune ne nécessite le gestionnaire au téléphone.
- 04
Les appels professionnels se noient dans le flot
Un notaire qui réclame un état daté pour une vente en cours, une entreprise qui ne peut pas accéder au local technique, un assureur sur un dégât des eaux : ces appels ont des délais contraints et se retrouvent derrière quinze copropriétaires qui signalent la même ampoule grillée.
Trois appels, trois traitements
Un appel n’en vaut pas un autre. Voici ce que l’agent fait de trois demandes que vous recevez toutes les semaines.
- L’appelant
« L'ascenseur du bâtiment B est encore en panne, c'est la troisième fois ce mois-ci ! »
L’agent SylenSylen identifie la résidence et le bâtiment, constate que l'incident est déjà ouvert, et annonce l'état que vous avez renseigné — par exemple : l'ascensoriste est intervenu ce matin, une pièce est commandée. Elle ajoute le signalement au fil de l'incident existant sans créer un doublon, et vérifie que personne n'est bloqué dans la cabine.
- L’appelant
« Je suis notaire, j'ai besoin de l'état daté pour une vente qui signe la semaine prochaine. »
L’agent SylenAppel professionnel à délai contraint. Sylen prend l'étude, le lot, la résidence, la date de signature et les coordonnées, marque la demande comme prioritaire et la transmet au gestionnaire du portefeuille concerné, sans passer par la file des appels de résidents.
- L’appelant
« Je n'ai pas reçu le procès-verbal de la dernière assemblée générale. »
L’agent SylenDemande documentaire courante. Sylen indique où le document est disponible sur votre extranet copropriétaires, prend le nom, le lot et l'adresse email si l'envoi doit être refait, et transmet la demande. Aucun document n'est lu ni communiqué au téléphone.
Sept appels en une matinée, deux fiches à lire
Chaque résident découvre la panne pour la première fois, et chacun a raison d’appeler. Le problème n’est pas leur nombre : c’est que votre gestionnaire lise vingt-cinq fois la même phrase. L’agent ouvre un fil au premier appel et y rattache les suivants — en annonçant à chacun ce que vous avez déjà engagé.
- 8 h 41Bât. B, lot 214Ascenseur bloqué entre le 3ᵉ et le 4ᵉOuvre un incident
- 8 h 44Bât. B, lot 118Même panne signaléeRattaché au fil
- 8 h 52Bât. B, lot 307Même panne signaléeRattaché au fil
- 9 h 06Bât. B, lot 022Même panne — l’agent vérifie que personne n’est dans la cabineRattaché au fil
- 9 h 18Bât. A, lot 401Fuite au plafond du parkingOuvre un incident
- 9 h 31Bât. B, lot 226Même panne signaléeRattaché au fil
- 10 h 12Bât. B, lot 145Même panne signaléeRattaché au fil
7appels reçus entre 8 h 30 et 10 h 30
2incidents à traiter par le gestionnaire
- 1Il identifie
La résidence et le bâtiment, à partir du numéro appelant ou du nom donné.
- 2Il constate
Qu’un incident du même type est déjà ouvert sur ce bâtiment.
- 3Il annonce
L’état d’avancement que vous avez renseigné : l’ascensoriste est passé, une pièce est commandée, le retour est prévu jeudi.
- 4Il vérifie
Qu’il n’y a personne de bloqué dans la cabine — c’est la seule question qui rouvre une urgence sur un incident déjà connu.
L’agent ne décide rien : il ne commande aucun devis, ne déclenche aucuns travaux, n’interprète ni le règlement de copropriété ni une décision d’assemblée, et ne se prononce jamais sur la répartition d’une charge. Il identifie, il rattache, il annonce ce que vous avez saisi. Tout arbitrage reste chez le gestionnaire.
Cent soixante-huit heures contre quarante
Une semaine compte 168 heures. Un accueil aux horaires d’ouverture en couvre 40. Le reste — soirées, nuits, week-ends, jours fériés — c’est là qu’appellent ceux qui vous cherchent en dehors de leurs propres horaires de travail.
Lundi
Mardi
Mercredi
Jeudi
Vendredi
Samedi
Dimanche
40 hUn accueil aux horaires d’ouverture
128 hCe qui reste, et que Sylen prend
76 %de la semaine hors couverture humaine
Le notaire n’a pas à attendre derrière quinze ampoules grillées
Une partie de vos appels vient de professionnels qui travaillent sur une échéance : une signature, une intervention en cours, une expertise à programmer. Ils composent le même numéro que les résidents et se retrouvent au même rang. L’agent les reconnaît à la première phrase et les sort de la file.
| Appelant | Objet | Échéance | Ce que l’agent prend |
|---|---|---|---|
| Notaire | État daté pour une vente en cours | Date de signature | Nom de l’étude, résidence, numéro de lot, date de signature prévue, coordonnées directes. |
| Entreprise sur site | Accès au local technique, à la chaufferie, au toit | Aujourd’hui | Entreprise, intervention prévue, ce qui bloque, et le numéro du technicien qui est devant la porte. |
| Expert d’assurance | Dégât des eaux, visite à programmer | Sous quelques jours | Compagnie, numéro de sinistre, lots concernés, créneaux proposés pour la visite. |
| Conseil syndical | Préparation d’assemblée, arbitrage de devis | Selon l’ordre du jour | Nom, résidence, objet précis, et l’échéance à laquelle la réponse est attendue. |
Procès-verbal, règlement, appel de fonds, décompte de charges, attestation d’assurance : l’agent indique où le document se trouve sur votre extranet, prend le nom, le lot et l’adresse si l’envoi doit être refait. Il ne lit aucun document, ne communique aucun montant et ne consulte aucun compte.
L’urgence reste l’urgence. Personne bloqué dans un ascenseur, fuite en cours, absence de chauffage en période froide, porte d’immeuble qui ne ferme plus : ces cas déclenchent un transfert ou une alerte immédiate vers votre astreinte, y compris pendant une assemblée générale du soir. Ce sont vos critères, écrits par vous — et ils passent avant les deux files.
Ce que Sylen fait à votre place
Le même geste à chaque appel, qu’il soit midi ou trois heures du matin.
Identifie l'immeuble et le lot à partir du numéro appelant ou du nom de la résidence
Dédoublonne les incidents : si la panne est déjà signalée, Sylen l'annonce et indique l'état de prise en charge que vous avez saisi
Ouvre une fiche d'incident seulement pour ce qui est nouveau, avec localisation précise (bâtiment, cage, étage, partie commune)
Oriente les demandes de documents — PV d'assemblée, règlement, appel de fonds, décompte de charges — vers votre extranet ou votre circuit habituel
Trie les appels professionnels : notaire pour un état daté, entreprise sur site, expert d'assurance, conseil syndical
Distingue une urgence réelle (fuite en cours, personne bloquée dans un ascenseur, absence de chauffage en hiver) d'une gêne à traiter en semaine
Ne prend aucune décision engageant la copropriété : ni devis, ni travaux, ni interprétation du règlement
Disponible 24h/24, y compris pendant vos assemblées générales du soir
Ce que ça coûte
Un abonnement mensuel, sans engagement, résiliable en un clic. Les minutes non consommées ne se reportent pas ; au-delà du forfait, la minute est facturée au tarif de votre plan.
Start
49 € HT/mois
100 minutes par mois
- 1 utilisateur
- Agenda et 19+ intégrations
- Compte rendu par e-mail après chaque appel
- Dépassement : 0,44 €/min
Pro
129 € HT/mois
350 minutes par mois
- Jusqu’à 2 utilisateurs
- API et webhooks (3 points de terminaison)
- 1 session Coshy par mois
- Dépassement : 0,39 €/min
Scale
329 € HT/mois
1 000 minutes par mois
- Jusqu’à 5 utilisateurs
- API et webhooks (10 points de terminaison)
- 3 sessions Coshy par mois
- Dépassement : 0,35 €/min
Un besoin au-delà de 2 000 minutes, plusieurs numéros ou des intégrations sur mesure ? Il existe un plan Enterprise sur devis. Grille relevée sur sylen.ai/offres le 13 septembre 2026 ; c’est cette page qui fait foi.
Estimer mes minutesDix minutes, et c’est en service
Aucun matériel, aucun technicien, aucune portabilité de numéro. Quatre gestes, dans cet ordre.
- 1Vous créez votre compte
Deux minutes, sans carte bancaire. L’essai de 14 jours démarre tout de suite.
- 2Vous décrivez votre activité
Vos horaires, vos types de rendez-vous et leur durée, ce que l’agent doit dire — et ce qu’il ne doit jamais dire.
- 3Vous branchez votre agenda
Google Calendar, Outlook et une vingtaine d’autres outils. L’agent lit vos disponibilités réelles, il ne tient pas un second agenda.
- 4Vous activez la redirection
Depuis l’espace de votre opérateur, gratuitement chez les principaux. Votre numéro reste le vôtre, vos clients ne voient aucun changement.
Questions fréquentes
Syndic de copropriété : ce qu’on nous demande le plus souvent avant de confier sa ligne.
Comment Sylen évite-t-elle vingt fois le même signalement ?
Elle identifie l'immeuble concerné, puis vérifie si un incident du même type y est déjà ouvert. Si c'est le cas, elle l'annonce à l'appelant avec l'état d'avancement que vous avez renseigné, et rattache le signalement au fil existant au lieu de créer une nouvelle fiche. Votre gestionnaire lit un incident, pas vingt-cinq messages.
Sylen peut-elle engager la copropriété ?
Non, et la limite est nette. Elle ne commande aucun devis, ne déclenche aucuns travaux, n'interprète ni le règlement de copropriété ni une décision d'assemblée générale, et ne se prononce jamais sur la répartition d'une charge. Elle recueille, oriente et signale. Tout arbitrage reste au gestionnaire.
Comment distingue-t-elle une urgence d'une gêne ?
Par des critères que vous fixez : personne bloquée dans un ascenseur, fuite en cours, absence de chauffage en période froide, défaut de sécurité, porte d'immeuble qui ne ferme plus. Ces cas déclenchent un transfert ou une alerte immédiate vers votre astreinte. Le reste part en fiche pour traitement en heures ouvrées.
Est-ce que ça fonctionne avec plusieurs gestionnaires ?
Oui. Chaque immeuble est rattaché à son gestionnaire, et Sylen route la fiche vers le bon interlocuteur selon la résidence identifiée. Le plan Pro ouvre deux sièges, le plan Scale cinq, et l'offre Enterprise prévoit un nombre illimité d'utilisateurs et plusieurs numéros pour les cabinets multi-agences.
Les données des copropriétaires sont-elles protégées ?
Oui. Hébergement dans l'Union européenne, chiffrement en transit et au repos, conformité RGPD et DPA disponible. Les fiches se limitent à l'identification de l'appelant, du lot et de la demande. Sylen ne consulte aucun compte, ne communique aucun montant de charges et ne lit aucun document au téléphone.