Qualification du dossier : vente, succession, donation, contrat de mariage, autre
Sylen pour les études notariales
Standard téléphonique IA pour notaire
Ventes, successions, donations : chaque dossier commence par un appel. Pendant un rendez-vous de signature, Sylen répond, identifie la nature du dossier, oriente vers le bon clerc et planifie les premiers entretiens.
Dès 49 € HT/mois, sans engagement · 30 jours satisfait ou remboursé · votre numéro reste le vôtre
En bref : L’agent traite l’appel d’une succession avec le ton et la brièveté que ce moment impose, pose la seule question qui oriente le dossier, et envoie par écrit la liste des pièces que vous avez rédigée pour ce type d’acte.
Trois appels, trois traitements
Un appel n’en vaut pas un autre. Voici ce que l’agent fait de trois demandes que vous recevez toutes les semaines.
- L’appelant
« Mon père est décédé, on m'a dit qu'il fallait voir un notaire pour la succession. »
L’agent SylenSylen identifie une succession, recueille avec tact les premières informations, explique les pièces généralement nécessaires et propose un rendez-vous avec le collaborateur en charge des successions.
- L’appelant
« Je vends mon appartement, l'agence m'envoie vers vous pour le compromis. »
L’agent SylenSylen reconnaît un dossier de vente immobilière, prend les coordonnées et les références du bien, et planifie l'entretien avec le service transactions.
- L’appelant
« Je rappelle pour savoir où en est mon dossier. »
L’agent SylenSylen prend le nom et la référence du dossier, journalise la demande et la transmet au collaborateur concerné pour un rappel, sans mobiliser l'accueil.
Le seul appel où bien faire, c’est en demander moins
Un accueil qui qualifie bien pose beaucoup de questions. Ici, c’est l’inverse : l’appelant vient de perdre quelqu’un, il ne sait pas ce qu’il demande, et chaque question de trop est une question à laquelle il n’a pas envie de répondre. Voici l’échange, et en marge ce qui se joue à chaque ligne.
- L’appelant
« Bonjour… mon père est décédé la semaine dernière. On m’a dit qu’il fallait voir un notaire. »
- L’agent
« Je suis désolée de l’apprendre. Je vais prendre vos coordonnées et vous proposer un rendez-vous avec le collaborateur qui suit les successions. »
Une phrase de condoléances, courte, et on avance. Ni silence gêné, ni développement : on ne console pas au standard.
- L’agent
« Est-ce que votre père avait un notaire habituel, ou est-ce que c’est nous qui reprenons le dossier depuis le début ? »
La seule question de fond de tout l’appel. Elle décide de la suite et elle est factuelle.
- L’appelant
« Je ne sais pas du tout. Il y a une maison, et je crois qu’il y avait un testament quelque part. »
- L’agent
« C’est noté tel quel, vous n’avez rien à vérifier avant le rendez-vous. Le collaborateur fera les recherches nécessaires. »
L’agent ne demande ni le montant, ni le nombre d’héritiers, ni s’il y a un conflit. Rien de tout cela ne sert à poser une date, et tout cela est difficile à dire à un inconnu.
- L’agent
« Je vous propose jeudi 14 h ou vendredi 10 h. L’étude vous enverra la liste de ce qu’il faudra apporter, sans urgence. »
La demande de liste figure sur la fiche d’appel, l’étude l’envoie. « Sans urgence » est dans la consigne : personne ne retrouve un livret de famille en vingt-quatre heures.
Ce que vous vivez aujourd’hui
Étude notariale : les situations que le téléphone impose aujourd’hui, et qu’aucun répondeur n’a jamais réglées.
L'accueil est saturé aux heures de pointe
Entre les rendez-vous de signature, les appels de clients, d'agences et de confrères, le standard de l'étude sature. Un appelant qui patiente trop longtemps raccroche, et c'est parfois un mandat de vente qui part ailleurs.
Orienter vers le bon interlocuteur prend du temps
Une succession n'est pas une vente immobilière. Sans tri initial, chaque appel est basculé de collaborateur en collaborateur, ce qui agace le client et disperse l'équipe.
Beaucoup d'appels sont de simples demandes d'information
État d'avancement d'un dossier, pièces à fournir, horaires : des questions récurrentes qui monopolisent l'accueil au détriment des dossiers à forte valeur.
Ce que Sylen fait à votre place
Le même geste à chaque appel, qu’il soit midi ou trois heures du matin.
Orientation vers le bon clerc ou collaborateur selon la nature du dossier
Prise de rendez-vous pour entretien ou signature selon vos disponibilités
Réponses aux questions récurrentes (pièces à fournir, horaires, accès)
Filtrage des démarcheurs et sollicitations commerciales
Synthèse écrite et confidentielle de chaque appel par email
Disponible en dehors des heures d'ouverture de l'étude
Données hébergées dans l’Union européenne, chiffrées, conformité RGPD
Une question qui tranche, une liste qui part par écrit
Un premier rendez-vous d’étude ne vaut que par ce que l’appelant apporte. L’agent n’a donc pas seulement à orienter : il a à faire partir, le jour de l’appel, l’inventaire exact que vous avez rédigé pour ce type de dossier. C’est là que se gagnent les semaines.
| Nature | La question qui tranche | Ce qui part par écrit | Orienté vers |
|---|---|---|---|
| Succession | « Est-ce que la personne avait un notaire habituel ? » | Acte de décès, livret de famille, pièce d’identité des héritiers, dernier avis d’imposition | Pôle successions |
| Vente immobilière | « Le compromis est-il déjà signé, ou est-ce qu’il reste à préparer ? » | Titre de propriété, diagnostics, dernier avis de taxe foncière, coordonnées de l’agence | Pôle transactions |
| Donation | « S’agit-il d’un bien immobilier ou d’une somme d’argent ? » | Pièces d’identité du donateur et du donataire, livret de famille, titre de propriété le cas échéant | Pôle famille |
| Contrat de mariage | « Avez-vous déjà une date de mariage en mairie ? » | Pièces d’identité, livret de famille des parents, justificatif de domicile, liste des biens propres | Pôle famille |
L’agent ne se prononce sur rien de ce que contiennent ces dossiers : ni sur des droits de mutation, ni sur un délai de règlement, ni sur ce qui revient à qui, ni sur l’opportunité d’un régime matrimonial. Il oriente, il liste, il pose une date. Et lorsqu’un appelant insiste pour obtenir un avis au téléphone, la réponse est toujours la même : c’est précisément l’objet du rendez-vous.
Cent soixante-huit heures contre quarante
Une semaine compte 168 heures. Un accueil aux horaires d’ouverture en couvre 40. Le reste, soirées, nuits, week-ends, jours fériés, c’est là qu’appellent ceux qui vous cherchent en dehors de leurs propres horaires de travail.
Lundi
Mardi
Mercredi
Jeudi
Vendredi
Samedi
Dimanche
40 hUn accueil aux horaires d’ouverture
128 hCe qui reste, et que Sylen prend
76 %de la semaine hors couverture humaine
Dix minutes, et c’est en service
Aucun matériel, aucun technicien, aucune portabilité de numéro. Quatre gestes, dans cet ordre.
- 1Vous créez votre compte
Deux minutes. Votre agent est en service dès la fin de la configuration, et vous avez trente jours pour changer d’avis.
- 2Vous décrivez votre activité
Vos horaires, vos types de rendez-vous et leur durée, ce que l’agent doit dire, et ce qu’il ne doit jamais dire.
- 3Vous branchez votre agenda
Google Calendar, Outlook et une vingtaine d’autres outils. L’agent lit vos disponibilités réelles, il ne tient pas un second agenda.
- 4Vous activez la redirection
Depuis l’espace de votre opérateur, gratuitement chez les principaux. Votre numéro reste le vôtre, vos clients ne voient aucun changement.
Ce que ça coûte
Un abonnement mensuel, sans engagement, résiliable à tout moment depuis votre espace. Les minutes non consommées ne se reportent pas ; au-delà du forfait, la minute est facturée au tarif de votre plan.
Start
49 € HT/mois
100 minutes par mois
- 1 utilisateur
- Agenda et 19+ intégrations
- Compte rendu par e-mail après chaque appel
- Dépassement : 0,44 €/min
Pro
129 € HT/mois
350 minutes par mois
- Jusqu’à 2 utilisateurs
- API et webhooks (3 points de terminaison)
- 1 session Coshy par mois
- Dépassement : 0,39 €/min
Scale
329 € HT/mois
1 000 minutes par mois
- Jusqu’à 5 utilisateurs
- API et webhooks (10 points de terminaison)
- 3 sessions Coshy par mois
- Dépassement : 0,35 €/min
30 jours satisfait ou remboursé · sans engagement, résiliable à tout moment depuis votre espace · aucun frais de mise en service
Un besoin au-delà de 2 000 minutes, plusieurs numéros ou des intégrations sur mesure ? Il existe un plan Enterprise sur devis. Grille relevée sur sylen.ai/offres le 13 septembre 2026 ; c’est cette page qui fait foi.
Questions fréquentes
Étude notariale : ce qu’on nous demande le plus souvent avant de confier sa ligne.
Sylen respecte-t-elle la confidentialité propre au notariat ?
Sylen ne collecte que les informations nécessaires à l'orientation et à la prise de rendez-vous (nom, téléphone, nature générale du dossier). Les données sont hébergées dans l’Union européenne, chiffrées, et aucune information sensible n'est conservée au-delà du nécessaire. DPA disponible.
Sylen peut-elle orienter vers le bon collaborateur ?
Oui. Vous définissez vos pôles (successions, transactions, famille, entreprise…) et les règles d'orientation. Sylen qualifie l'appel et le dirige vers le bon interlocuteur ou planifie directement le rendez-vous.
Sylen remplace-t-elle notre accueil ?
Non, elle le renforce. Sylen absorbe les pics d'appels, les demandes d'information courantes et la permanence hors horaires, pour libérer votre accueil sur les dossiers à valeur ajoutée. Elle couvre aussi les moments où personne ne peut décrocher.
Sylen fonctionne-t-elle en dehors des heures d'ouverture ?
Oui, 24h/24. Un client qui appelle le soir ou le week-end obtient une réponse, laisse ses coordonnées et son motif, et vous retrouvez une fiche complète à la réouverture de l'étude.
Faut-il changer le numéro de l'étude ?
Non. Une simple redirection d'appel depuis votre opérateur suffit (gratuit chez les principaux opérateurs). Vos clients continuent d'appeler le numéro habituel de l'étude.
Est-ce que ça sonne comme un robot ?
Le plus simple est de l’entendre : appelez la ligne de démonstration au 01 62 04 55 66, de jour comme de nuit, et dites-lui votre métier. Pas de menu à touches ni de « tapez 1 » : l’appelant parle normalement, l’agent lui répond, et il annonce en début d’appel qu’il est une IA, comme l’exige le règlement européen.
Y a-t-il un engagement ? Et si ça ne me convient pas ?
Aucun engagement de durée : l’abonnement se résilie à tout moment depuis votre espace. Et vous avez trente jours à compter de votre premier prélèvement pour demander le remboursement de votre premier mois, sans avoir à vous justifier.
Est-ce compliqué à mettre en place ?
Non. Vous donnez l’adresse de votre site, Sylen en tire vos horaires et vos prestations, vous ajustez les consignes en français ordinaire, puis vous activez le renvoi d’appel avec un code sur votre téléphone. Une dizaine de minutes, sans matériel ni technicien.